Har du oplevet, at oplægsholderen taler over sig, og konferencen først slutter en halv time senere end programsat? En oplægsholder kommer for sent eller er syg, og du først får besked 30 minutter før? 40 personer melder fra til middagen, fordi de impulsivt hellere vil noget andet? At bussen til deltagerne ikke ankommer, når de skal til lufthavnen? Eller at køkkenet har en gammel køreplan og står klar med frokosten en halv time for tidligt?
Som arrangør af møder og konferencer har vi vist alle prøvet at stå i en situation, hvor tingene slet ikke går som planlagt. Adrenalinen pumper i kroppen, og du ved, at du er nødt til at handle her og nu. Men hvad gør du lige? Hvordan bevarer du roen udadtil og sikrer, at deltagerne ikke blive påvirket af situationen? Det er absolut ikke nemt.
Det er selvfølgelig ikke alle situationer, du kan tage højde for på forhånd. Men én ting er sikkert. Din garanti for succes starter med planlægningen. Jo mere styr, du har på planlægningen af mødet og hver eneste detalje, desto mere overskud er der til både at håndtere den gode værtskabsrolle og alt det, der sker ’behind-the-scenes’ undervejs. Og når deltagerne bliver mødt af en smilende vært frem for en halv-stresset projektleder, får de jo også en meget bedre oplevelse.
Køreplan! 5 trin til flotte evalueringer
Hvor godt et arrangement opleves fra deltagerens side, afhænger af kvaliteten i planlægningen. Det er her du kommer på banen. Mit mantra er, at før, under og efter konferencen alle er lige vigtige. Derfor har jeg lavet denne 5 trins køreplan til god projektledelse/mødeplanlægning, hvor der er fokus på alt det du kan gøre før mødet, under og efter for at skabe det succesfulde møde:
1. Lav nogle helt klare rammer
Når vi starter planlægningen har de fleste en tendens til at gribe rigtig hurtigt til handling. Men hvad er formået og succeskriterierne? Hvem er deltagerne, og hvordan giver vi deltagerne en god oplevelse? Hvad er tidshorisonten og hvilke ressourcer kan vi trække på? Hvor stort er budgettet?
Eksempel: Det kan ske, hvis du ikke tænker dig om!
Du bestiller ét lokale, hvor man kun kan sidde det givne antal i stolerækker. Når I taler succeskriterier for arrangementet, finder i ud af, at det giver mere værdi for deltagerne, hvis I arrangerer små icebreakers i lokalet. Det kræver imidlertid gulvplads, og bordopstilling skal være runde borde, så deltagerne kan diskutere cases. Samtidig har I brug for en række workshoplokaler, fordi de faglige indlæg deles op i interesseområder. Hvis I først finder ud af disse ting, lige før arrangementet, så kan det være svært at få de rammer der er bedst egnet, så derfor er det en god ide at starte med succeskriterier før du bestiller lokale, ellers bliver det dobbeltarbejde.
2. Få kreativiteten til at blomstre
Når først rammerne er på plads, så lad kreativiteten blomstre. Vi ved, at deltagere på en konference gerne vil overraskes og begejstret. Så giv jer tid til at sætte en stemning og give oplevelserne liv. Det er det, som deltagerne husker flere år efter, og som gør netop jeres konference til noget helt særlig, der gør indtryk og giver fantastiske evalueringer. Tænk ud af fastlåste rammer – det kan sagtens gøres med et skrabet budget.
Eksempel: Sådan skaber du en oplevelse på budget!
Du kan bruge naturen til at give en ekstraordinær oplevelse. Hvem siger f.eks., at I altid skal spise inde? Lunch i det grønne med en skovkurv, en grillaften eller walk-the-talk om eftermiddagen med lommelygte. Næsten alle konferencesteder har sit særpræg, der giver anledning til en oplevelse. Naturligvis skal oplevelsen tilpasses deltagerne, men brug konferencestedet som inspirationskilde. Det andre har haft stor succes med, virker formentlig også for dit arrangement.
3. Lav en super skarp prioritering
Det er nu, de mange diskussioner i projektgruppen skal stå sin prøve. Det er også meget ofte her, at der er behov for skarp prioritering i forhold til formålet og dine succeskriterier.
Det er vigtigt at hele teamet sammen ruster sig til selve mødedagen ved at gennemgå, hvad der potentielt kan gå galt, og hvordan I kan løse det.
Har i f.eks. helt styr på:
- Budgetskema
- Projektplanen
- Registreringssystemet, der holder styr på deltagernes tilmeldinger
Eksempel: Det kan være en udfordring!
Den typiske udfordring, når der laves budget for en konference, er moms, da der er forskellige momssatser på udgifter i forbindelse med en konference, som oftest har større virksomheder en økonomiafdeling, der har styr på det, men er det f.eks. en forening eller et selskab, så kan de forskellige momssatser have indflydelse på dit økonomiske resultat.
4. Vær beredt som en god spejder
Start gerne dagen med et briefing-møde for alle involverede, hvor du gennemgår den komplette køreplan for arrangementet, så alle kender deres rolle og har mulighed for at stille spørgsmål. Det er ofte helt afgørende at have udtænkt en komplet køreplan, der indeholder alle medarbejdere og deres kontaktoplysninger, lige fra AV-tekniker, mødestedet, catering, presse m.m. – især når noget ikke går som det skal.
Eksempel: Når beredskabet virker!
Ved et arrangement i København skulle alle deltagere hentes med båd og sejle til restauranten. Det viste sig imidlertid, at der var lavvande og båden ikke kunne lægge til ved det aftalte sted. Krisen blev dog afvæbnet med en SMS til deltagerne om et nyt ”mødested”. Den røde løber og faklerne blev hurtigt omdirigeret.
5. Evaluering er et MUST
Fokus på ROI af møder og konferencer har aldrig været større. Derfor er evalueringen et MUST. Som man spørger får man svar! Lyder et ordsprog. Men hvad vil I egentlig have deltagerne til at sige? Hvad er det I vil vide? Hvad vil I bruge det til? Hvad har arrangøren selv fået ud af det? Har det været investeringen værd?
Har du prøvet at stå i en situation, hvor mødet eller konferencen slet ikke gik som forventet? Hvordan tacklede du det? Har du et godt råd, som virker for dig, når du skal planlægge en workshop, konference eller lignende? Del meget gerne dine erfaringer her.
Dette blogindlæg blev først udgivet i VilvordeTalks.
