10. nov 2016

Tjekliste til din næste invitation

God Invitation

Får du altid det antal deltagere, som du ønsker til dine arrangementer? Eller vil du gerne tiltrække flere eller anderledes deltagere?

Din invitation er i høj grad bestemmende for hvem og hvor mange, du kan tiltrække til dit arrangement. Den skal derfor sidde lige i skabet – hver gang!

Men hvad skal invitationen indeholde? Hvornår skal den sendes? Til hvem? Og hvordan?

Her får du en tjekliste til din næste invitation:

 

Hvem skal invitationen sendes til?

Start altid med at gøre det helt klart, hvem dine ”ønske-deltagere” er og skriv direkte til ham/hende. Gå gerne i detaljer – og gerne så mange som muligt. Er det en mand eller en kvinde? Hvilke alder har vedkommende? Hvor i landet bor de? Hvad arbejder de med?

At have et klart billede af hvem din modtager er, gør det nemmere for dig at skrive en god invitation. Du kan være mere specifik på, hvilke problemer din målgruppe har, og hvad du kan hjælpe dem med – altså hvad din målgruppe får ud af at deltage i dit arrangement.

 

Hvad skal invitationen indeholde?

Din invitation består af flere elementer. Husk altid at få disse med:

  • En fængende emnelinje og overskrift, som både er retvisende og får modtageren til at læse videre.
  • Vigtig praktisk information som dato, tid og sted.
  • Information om hvad der skal ske på dagen. Hvis muligt, vedlæg et program.
  • Fortæl din deltager hvad de helt konkret får ud af at deltage. Husk at være realistisk.
  • Nem mulighed for at tilmelde sig og en tydelig tilmeldingsfrist.
  • En kontaktperson som deltageren kan henvende sig til ved eventuelle spørgsmål.
  • En bekræftelse – så deltageren ikke er i tvivl om, at tilmeldingen er gået igennem.
  • Sæt gerne en kalenderinvitation i bekræftelsen, så dit arrangement bliver husket.

 

Hvornår skal invitationen sendes?

Sørg for at sende invitationen i god tid. Hvornår præcis afhænger af flere faktorer. Tænk f.eks. over om der er andre lignende arrangementer på samme tid, som du skal ’komme i forkøbet’. Overvej også om der er deltagere langvejs fra, som skal have god tid til at booke fly og hotelværelse. Det kan også være, at du rammer er en travl periode for din målgruppe. Alle faktorer bidrager til at finde ud af, hvad der er god tid for lige præcis dit arrangement.

Hvis du ikke kan nå at have invitationen klar hurtigt nok, så start med at sende en save-the-date, så dine deltagere kan sætte X i kalenderen. Husk altid at følge en save-the-date op med en rigtig invitation med mulighed for at tilmelde sig.

 

Hvordan skal invitationen sendes?

Send din invitation digitalt via e-mail i stedet for per post. Det er nemmere for både dig og modtageren.

Din modtager får invitationen direkte i sin indbakke og kan med et klik tilmelde sig dit arrangement. Samtidig kan modtageren altid tilgå invitationen i sin mail og risikerer ikke at miste den i bunker af papir på skrivebordet.

Du sparer tid og penge, når du ikke skal have trykt invitationerne eller sende dem med post.
Med de rette værktøjer kan du desuden sende din invitation personligt (dvs. flette modtagerens navn ind i invitationen) og få mulighed for at se, hvem der takker “ja” og “nej” til at deltage. Det giver dig også mulighed for at sende en høflig reminder til dem, der ikke har svaret, hvorvidt de deltager eller ej.

Vil du vide mere om mulighederne med digitale og personlige invitationer? Hos ConferenceCare bruger vi Trippus Event Solution, som du kan læse mere om her.

Synes du dette indlæg var interessant? Læs også hvad du generelt skal huske i din kommunikation til konferencedeltagere her

Gå aldrig glip af et blogindlæg! Tilmeld dig ConferenceCares nyhedsbrev

Du kan altid afmelde dig nyhedsbrevet,

About The Author

Mette Fisker er direktør i ConferenceCare og har en fortid som bl.a. kontaktdirektør i Pfizer. ConferenceCare er et konsulenthus med specialister i rådgivning, projektledelse og digitale løsninger inden for konferencer, møder og events med et fagligt indhold.