15. jul 2016

Sådan måler du om konferencen er en succes

Mine tidligere chefer synes altid, at vores arrangementer var perfekte. Det kunne jeg såmænd godt ”sole mig i”, men jeg er sådan en type, der altid vil optimere ting. Det kunne efterfølgende godt give nogle gode diskussioner med mine chefer om, at jeg var kritisk, og det er jeg, men jeg er også konstruktiv i forhold til hvordan det kan gøres bedre. Det irriterede mig, at vi hver gang skulle have denne lille diskussion, og det hjalp ikke, når jeg skiftede chef. Derfor begyndte jeg at tænke på, at vi måtte have forskelligt syn på ”hvad vores succeskriterier” var.
Det hjalp gevaldigt på resultaterne og ikke mindst den gode og konstruktive dialog mellem os i stedet for at ”beskytte og beskylde os selv”. Dette er bl.a. grunden til, at jeg i mange år har været fortaler for at bruge tiden på forventningsafstemning – hvad der er succes for dig, er ikke nødvendigvis succes for andre.

Når jeg er i dialog med en arrangør, starter vedkommende ofte med at stille konkrete spørgsmål til indhold, opbygning, kreativitet, sted m.m.

Da ikke to arrangementer eller arrangører er ens, kan din definition af succes være meget anderledes end min. Derfor er det vigtigt at definere konkret, hvornår vi har succes, inden vi bestemmer os for det praktiske som f.eks. stoleopsætning. Hvis dialog og vidensdeling er vigtigt for dit arrangement, skal stoleopsætning jo også appellere til dialog (f.eks. runde borde) og ikke monolog (stolerækker).

Jeg starter derfor med at stille spørgsmålene:

  • Hvad er dine succeskriterier?
  • Hvad skal dine deltagere sige efterfølgende?
  • Kan vi ud fra det opstille nogle SMART-mål?

Et typisk succeskriterie er ofte antallet af deltagere. Det er nærliggende, fordi det er let at måle som et SMART-mål – se definition på SMART-mål nedenfor.

S – specifikke
M – målbare
A – acceptable
R – realistiske
T – tidsfastsatte

Eksempler på andre succeskriterier kunne være:

  • Viden: Metoden skal give bedre resultater for 80 procent deltagerne
  • Deltagerne skal være engagerede
  • Oplægsholderne skal være ”best in class”
  • Der skal være stor interesse for et opfølgningsmøde
  • Opnå 100 unikke clicks på video på hjemmesiden
  • Deltagerne skal have en ”aha-oplevelse”
  • Forplejningen skal mindst opnå en score på 4 ud af 5
  • Deltagerne skal have et brugbart værktøj til hverdagen
  • Presseomtale: 2 x omtale i fagblad før arrangement og 1 x omtale efter
  • 100 nye subscribers på nyhedsbrevet
  • Bøger: 25 bøger solgt
  • Overholde budgettet
  • Alle deltagere skal føle sig velkomne
  • Deltagerne skal have tid til networking
  • Gode konferencefaciliteter – lyd og billede

Det du fokuserer på, får du mere af. Det vil sige, at tager du dig tid til denne øvelse, får du også et bedre slutresultat.

Et arrangement skaber mere værdi for deltagerne, når vi fra start fokuserer på, hvad der skal komme ud af det.

Vi arbejder ud fra vores egen model. Den kalder vi ”værdimodellen”.
Et arrangement skal både give værdi for arrangør og deltagere, ellers er det ikke en god investering.

Sådan evaluerer du på en konference?

Først og fremmest skal du allerede i planlægningsfasen tage stilling til hvordan og hvilke spørgsmål du vil stille deltagerne. Stil kun deltagerne relevante spørgsmål – spørgsmål, som du kan bruge til noget i udvikling af dine kommende arrangementer.

Gør evalueringsspørgsskemaet  kort med præcise spørgsmål. Jeg tror på, at hvis man stiller relevante spørgsmål, vil deltagerne gerne give feed-back, men stiller du for mange spørgsmål, er det let for deltagerne at hoppe over.

Måske har du oplevet, at dine deltagere ikke får evalueret efterfølgende, hvis du kun sender en mail. Der er heldigvis flere måder at evaluere på – du kan bl.a. sende evalueringsskema via:

  • Smartphone
  • iPad
  • Telefonopringning
  • Skærme opstillet på konferencestedet
  • E-mail

Jeg kender en arbejdsplads der hver gang får 95% besvarelse på en intern konference. Det har kostet tid og ressourcer at nå dertil. Grunden hertil ligger i motivation samt korte og præcise spørgsmål. Så sæt dig et mål i disse succeskriterier – hvor mange % besvarelser vil du have.

Mit motto er ”Det du fokuserer på, får du mere af”.

Gå aldrig glip af et blogindlæg! Tilmeld dig ConferenceCares nyhedsbrev

Du kan altid afmelde dig nyhedsbrevet,

About The Author

Mette Fisker er direktør i ConferenceCare og har en fortid som bl.a. kontaktdirektør i Pfizer. ConferenceCare er et konsulenthus med specialister i rådgivning, projektledelse og digitale løsninger inden for konferencer, møder og events med et fagligt indhold.

This is a demo store for testing purposes — no orders shall be fulfilled. Dismiss