02. maj 2016

Projektledelse – Få succes hver gang

Da jeg arbejdede i medicinalfirmaet Pfizer, begyndte jeg at tænke over det at organisere projekter efter den ”samme opskrift” – med 250 ansatte. Der var sideløbende projekter og ofte var vi involveret på kryds og tværs. At organisere projekter efter principperne i projektledelse, gør det lettere at være projektleder eller blot medlem af en projektgruppe. Når jeg tænker på de mange projekter jeg selv har været involveret i gennem tiden, så synes jeg, at de mest succesfulde processer har været hvor gruppen havde sat et mål, vi havde samme forståelse for det, og tog ansvar for at komme derhen. Er det let? Nej og selvom man bruge den samme ”samme opskrift”, vil der altid være udfordringer. For mit eget vedkommende også de udfordringer jeg godt kan li’.

Jeg ser projektledelse som et vigtigt redskab, når der skal planlægges og gennemføres arrangementer. Jeg definerer et projekt ud fra følgende spørgsmål:

  • Er det en tværgående opgave (flere involverede)?
  • Er der et fastlagt budget?
  • Er opgaven klart defineret?
  • Er der en fast start og slutdato?
  • Er der en høj risikoprofil?
  • Er der behov for styring/projektledelse?

På det første spørgsmål vil svaret ofte være ‘ja’, fordi der næsten altid er flere involverede i større arrangementer – f.eks. leverandører, oplægsholdere og kolleger. Hvis du kan svare ja til alle de ovenstående spørgsmål, har du et projekt, der bør have en projektleder.

Et projekt består af tre hjørnesten, som alle er afhængige af hinanden:

Tid: Alle projekter har eller bør have en tidsramme
Ressourcer: Alle projektopgaver/ideer kræver energitilførsel i form af ressourcer. Det vil sige personer og penge eller udstyr til gennemførelsen
Kvalitet: Kvalitet – kan også dække over forventninger eller succeskriterier.

Jeg hører ofte arrangøren sige: ”Det har vi ikke tid til …”. Det ærgrer mig, for hvis du ønsker et godt arrangement skal det planlægges ordentligt og det kræver tid ressourcer og kvalitetssikring. Har man ikke tid til planlægningsfasen, vil jeg hellere stille spørgsmålstegn ved, om arrangementet overhoved skal afholdes.

Sådan leder du processen som projektleder

Hvilke kompetencer har en god projektleder?
En god projektleder har overblik og går ikke nødvendigvis op i alle detaljer.

For projektlederen er det altafgørende for at få succes, at kunne lede processen. Det er ikke altid en let opgave, da projektlederen ikke har det formelle ledelsesansvar af projektgruppens medlemmer. Det er derfor vigtigt, at alle i gruppen har adgang til de samme dokumenter/redskaber – f.eks. en projektplan, liste med angivelse af opgaver, deadlines, ansvarspersoner og budget.

Hvordan undgår du at skulle rykke for opgaver dagen lang?
Hvis projektet er stort, er det vigtigt, at man i projektgruppen er enig om, hvad der er formålet/succeskriterierne for arrangementet. Tjek derfor om gruppens medlemmer deler en fælles forståelse for opgaven, samt om der er enighed om målet og vejen dertil. Brug ekstra tid på den del, da det ofte er her uoverensstemmelserne opstår, når projektet ruller.

Et fysisk opstartsmøde med rolle- og ansvarsfordeling er nødvendigt, men hvis du tilføjer en åben og ærlig dialog om gruppens stærke og mindre stærke sider, kan du få projektet til at glide meget nemmere. Min erfaring er, at det er vigtigt for alle i gruppen at mødes fysisk løbende gennem projektet, så koordinering ikke kun foregår gennem e-mail. Disse møder og evalueringsmøder aftales allerede ved opstart.

Dine værktøjer til effektiv projektledelse

Det bedste overblik over opgaver får jeg i Excel Jeg har prøvet flere værktøjer til projektledelse, men har aldrig fundet dét, der passer mig bedst i forhold til at arrangere arrangementer.

De dokumenter/redskaber jeg selv bruger i Excel er:

  • Budget
  • Oversigt i Excel med opgaver, deadlines og ansvarspersoner
  • Ressourceskema /antal timer
  • Drejebog/køreplan for arrangementet – laves også som app til smartphones, så alle har adgang til den på dagen.

Sådan bliver du verdens bedste projektleder

”Der er ikke noget, der giver erfaring, som det at fejle – men kun hvis du bagefter sætter dig ned og overvejer hvad der gik galt og hvordan du kan gøre det bedre næste gang.”

Evaluering er ekstremt vigtigt for din udvikling som projektleder. Det gælder både evaluering af, om de valgte succeskriterier er opnået, samt evaluering af selve processen.

At evaluere på processen (og dermed også dig som projektleder) kræver mod og at man tør spørge ind til, hvad andre har sat pris på hos dig som projektleder og hvad du kunne have gjort anderledes. Du vil dog hurtigt opdage, at du får værdifuld viden, som kan hjælpe dig fremadrettet. Husk på! Den feedback du får, er ikke møntet på dig som person, men på dine kompetencer som projektleder.

Gå aldrig glip af et blogindlæg! Tilmeld dig ConferenceCares nyhedsbrev

Du kan altid afmelde dig nyhedsbrevet,

About The Author

Mette Fisker er direktør i ConferenceCare og har en fortid som bl.a. kontaktdirektør i Pfizer. ConferenceCare er et konsulenthus med specialister i rådgivning, projektledelse og digitale løsninger inden for konferencer, møder og events med et fagligt indhold.