14. nov 2016

Kommunikation med dine konferencedeltagere

Kommunikation med konferencedeltagere

Du er tilmeldt en konference, der afholdes på fredag. I dag er det onsdag, og du har intet hørt fra arrangørerne siden din tilmelding.

Mon tilmeldingen overhovedet gik ordentligt igennem? Er du stadig tilmeldt?

Manglende eller dårlig kommunikation med dine konferencedeltagere kan i værste fald betyde, at deltagerne bliver væk. Derfor er det vigtigt, at du giver den rette information, INDEN deltagerne begynder at føle, at de mangler den. Men hvad bør du egentlig kommunikere – og hvornår?

 

Før konferencen

Så snart tilmeldingen er gået igennem, bør deltageren modtage en bekræftelse. Bekræftelsen skal både understrege, at tilmeldingen er gået igennem og indeholde praktiske informationer, som tid, sted og en kontaktperson.

Ca. en uge før konferencen skal deltageren igen høre fra dig. Du skal både minde deltageren om arrangementet og give praktiske informationer – i flere detaljer end ved bekræftelsen. Inkludér f.eks. rejse- og parkeringsinformation. Hvis din konference har adgangskontrol, skal du også inkludere adgangsbilletten.

 

Under konferencen

Konferencen kører som smurt – men også her har deltagerne behov for information.

Der er de klassiske informationer som dagens program, deltagerlister og uddybende rapporter og hæfter. Men som deltager er det også rart at vide, hvilken workshop man er sat på, hvor man skal sidde til den efterfølgende middag og måske også få dagens præsentationer.

Tidligere er informationerne blevet trykt i fysiske eksemplarer. I dag er der dog nemmere, hurtigere og mere miljøvenlige alternativer. Brug en app eller en mobil web, så du får mulighed for at sende informationer direkte i lommen på dine deltagere – til deres mobiltelefon. Du kan læse mere om mobile løsninger her.

 

Efter konferencen

Konferencen er slut – men det er din kommunikation ikke!

Sig ”Tak for sidst”. Det kan allerede være dagen efter din konference eller et par dage efter. Vent dog ikke mere end en uge.

Når du siger ”Tak for sidst” kan du med fordel samtidig linke til en evaluering af konferencen. Forøg svarprocenten ved at give adgang til dagens præsentationer, når evalueringen er besvaret.

Er din konference tilbagevendende? Så oplys også datoen for næste konference. Dermed kan dine deltagere allerede nu sætte kryds i kalenderen.

 

Listen her er naturligvis ikke udtømmende for alle konferencer. Forskellige omstændigheder kan betyde, at du skal kommunikere mere eller mindre. Bruger du f.eks. en app eller en mobil web under konferencen, er det også vigtigt at kommunikere denne ud til deltagerne. Kontakt os på info@conferencecare.dk hvis du vil have flere råd til din kommunikation.

Synes du dette indlæg var interessant? Læs også hvad du skal huske, når du skriver din næste invitation her

Gå aldrig glip af et blogindlæg! Tilmeld dig ConferenceCares nyhedsbrev

Du kan altid afmelde dig nyhedsbrevet,

About The Author

Mette Fisker er direktør i ConferenceCare og har en fortid som bl.a. kontaktdirektør i Pfizer. ConferenceCare er et konsulenthus med specialister i rådgivning, projektledelse og digitale løsninger inden for konferencer, møder og events med et fagligt indhold.