18. apr 2017

Hvis dit møde var en påskefrokost…

Indretning af mødelokale

Efter nogle dejlige påskedage med kyllinger, harer og påskeæg overalt, har jeg ikke kunne lade være med at tænke på, hvordan vi dekorerer i private sammenhænge, i forhold til hvordan vi dekorerer mødelokaler, når vi arrangerer møder og konferencer.

Når du træder ind til en fødselsdag eller fejring af en højtid, mødes du ofte af dekorationer, der er med til at definere den ene begivenhed fra den anden.

Flag, påskeæg eller nisser – hver især ”sætter de scenen” og giver dig en bestemt følelse.

Hvornår har du sidst ”sat scenen” i dit mødelokale?

Mit forsigtige gæt er, at det sjældent sker på samme måde.

Ofte er indretningen af et mødelokale en rutine opgave, hvor det klassiske prioriteres over det vovede.

Det ene møde ligner det andet.

Og det er rigtig ærgerligt!

For det rum, hvor du afholder dit møde eller din konference, betyder faktisk meget mere end du tror.

Farver, lys, teksturer og former påvirker alt sammen vores sanser, vores følelser og tanker og i sidste ende også vores handlinger.

Flere steder ser man virksomheder, der går op i indretning af arbejdsområder og relaterer det direkte til deres medarbejderes kreativitet og produktivitet.

Google er et eksempel på en virksomhed, der går meget op i at skabe kreative rammer med farver, former og leg for at stimulere medarbejdernes kreativitet.

Fordi omgivelserne er inspirerende, bliver medarbejderne mere glade og produktive – det er en win win!

Hvorfor ikke overføre det til dit næste møde eller konference?

Skal vi så ikke bare komme i gang?

Som mødeplanlægger kan det være fristende bare at kaste sig direkte ud i den kreative proces.

Men inden du begynder at fjerne alle møblerne og om-tapetsere væggene, skal du stoppe op og tænke dig om.

Præcis som et påskeæg signalerer ’påske’, så skal den måde, du dekorerer dit mødelokale, signalere det møde eller den konference, som du afholder.

Derfor er der en lang række spørgsmål, du skal starte med at stille dig selv. F.eks.:

  • Hvad vil du med dit arrangement?
  • Hvad skal deltagerne opleve?
  • Skal de lære noget?
  • Skal de kommunikere med hinanden?
  • Skal de skabe noget?
  • Skal de overvældes?
  • Skal de gøres trygge?
  • Osv.

Indretningen af rummet skal følge og understøtte det fokus og de mål, som dit møde eller din konference har.

Det skal styrke det, som deltagerne skal føle, udrette eller lære på dagen.

Forskellige møder skal håndtere forskellige sindsstemninger og frembringe forskellige reaktioner fra deltagerne – og dette bør reflektere sig i mødelokalernes indretning.

Inden du går helt i panik….!

Tænker du nu ”Uha –jeg har slet ikke plads til dyre dekorationer i mit budget!”?

Så kan du tage det helt roligt.

Du kan nemlig godt skabe spændende og målrettet indretning uden at sprænge budgettet.

Det vigtige er, at der er en overensstemmelse mellem mødets formål og indretningen.

Et godt sted at starte kan f.eks. være bordopstillingen – og her vil jeg gerne give dig en udfordring næste gang du holder et møde:

Prøv at smide alle de klassiske bordopstillinger du kender ud ad vinduet.

Glem alt om skoleborde, u-borde og runde borde.

Start igen med formålet.

Prøv ud fra formålet at tænke over, om dit møde kunne have gavn af, at dine deltagere sad eller stod på en helt andet måde.

Hvis mødets formål er, at deltagerne skal lære hinanden bedre at kende, så er det måske mere hensigtsmæssigt, at stolene stilles i en cirkel, så alle kan se hinanden og der bliver plads til øvelser i midten?

Du kunne også helt fjerne stolene? Eller erstatte dem med noget andet?

Så længe du bliver ved med at tænke på, at indretningen skal støtte mødets formål og ikke bare være kreativt for at være kreativt – så er det kun fantasien, der sætter grænser!

Og stolene er kun et element i dit mødelokale.

Tænk også på lyset, scenen, dekorationer, osv.

Du kan både udfordre den klassiske placering af elementerne i mødelokalet og selve opbygningen af elementerne.

Du vil opdage, at også de små ting tæller.

”Flere bække små” kan sammen være med til at skabe et lille univers, der i sidste ende kan blive meget mere end blot et mødelokale.

Om ConferenceCare

ConferenceCare er et full-service konferencebureau med mange års erfaring i rådgivning, projektledelse og digitale løsninger indenfor møder og konferencer.
Vil du gerne skabe en ekstraordinær oplevelse på dit næste møde?
Så kontakt os og få hjælp til en indretning, der støtter dit fokus og mål.
Vi kan også hjælpe med andre facetter af din konference planlægning – eller helt overtage projektledelsen, så du kan fokusere på andre ting.
Kontakt os her for en uforpligtende snak om dit næste arrangement.

About The Author

Mette Fisker er direktør i ConferenceCare og har en fortid som bl.a. kontaktdirektør i Pfizer. ConferenceCare er et konsulenthus med specialister i rådgivning, projektledelse og digitale løsninger inden for konferencer, møder og events med et fagligt indhold.