16. aug 2016

Det handler om penge!

Der er noget jeg er nødt til at spørge dig om.

Lægger du budget, når du skal afholde et møde eller en konference?

Jeg oplever alt for ofte, som med folks privatøkonomi, at penge ikke er noget, vi har lyst til at tale om. Når en kunde kommer til os og skal have hjælp til et møde eller en konference, har de sjældent på forhånd gjort sig klart, hvad det må koste. Man kan måske endda sige, at de spiller med lukkede kort. Det gør det meget svært at arbejde med. Enhver forretning handler om at tjene penge, og ligesom alle andre udgifter i en virksomhed skal opvejes imod det de generer den anden vej, skal møder og konferencer også give mening for virksomheden. Af samme årsag er der tænkt over hvor meget eller lidt, der er sat af til dette. Det beløb har vi brug for at kende, når vi skal hjælpe en kunde, så vi samtidig kan forholde os til, om vi udnytter pengene bedst muligt.

Men hvordan bruger man så de penge, der er sat af?

Her kommer budgettet ind i billedet. For man skal naturligvis bruge midlerne hvor de giver mest mening.

Mening i forhold til hvad?

Mening i forhold til dine mål og ønsker for mødet eller konferencen. Hvad vil du have at deltagerne skal sige efterfølgende og hvad skal de tage med sig derfra. Det er det det i sidste ende handler om og det budgettet skal holdes op imod.  Først når du har klarlagt dine succeskriterier, kan du gå med planlægning og budgettering.

Her kan det så være svært, at vurdere om en aktivitet i et større program er dyr eller billig – Hvad er sammenligningsgrundlaget?  Samtidig kan noget, der ved første øjekast ligner en stor udgift, kan gå hen og blive en besparelse.

Tag en registreringsside som et eksempel. En ydelse du skal købe dig til, virker måske som en merudgift. Men prøv i stedet at regne ud hvor mange timer du selv skulle bruge på samme opgave. Måske er det alligevel en god investering? Så kan du bruge tiden på det faglige, og hermed sikre større udbytte. Altså se på det i det store billede.

Vær’ opmærksom på de store poster

En anden ting du bør være opmærksom på, er store poster i budgettet. Bruger du eksempelvis 2/3 af det samlede rådighedsbeløb på én enkelt aktivitet, det kunne være underholdning, kan man med rette argumentere for, om pengene ikke kunne bruges mere fornuftigt ved at sprede dem lidt ud.

Fordi teknologi er blevet billigere og hermed også mere tilgængeligt, kan du med fordel benytte dem under dit arrangement. Brug eksempelvis iPads til at komme i kontakt med dine deltagere og få her adgang til en masse ny viden, i stedet for at bruge pengene på en række oplægsholdere, der kun sender budskaber ”den ene vej”.

I øvrigt kan det anbefales nogle gange at spare på netop oplægsholderne. I stedet la’ deltagerne få tid til refleksion. Det er der brug for i en travl hverdag. Ved at reflektere forud, er der større sandsynlighed for, at ”værdien” hænger ved, og ikke forsvinder i mængden af information.

Så simpelt kan det faktisk siges!

Til at hjælpe dig bedre på vej med økonomien til dit næste arrangement, har jeg her et par gode råd, som jeg synes du bør følge:

  • Start altid med at lave et budget – og hold dig så vidt muligt til det. Er det første gang du arrangerer – må tallene naturligvis bero på estimater. Det er bedre at tvinge sig selv til at forholde sig til tallene, end at famle i blinde.
  • Indhent altid flere tilbud hos leverandører – 3 er et godt antal. Hverken den billigste eller dyreste er nødvendigvis den bedste, så sørg for du har et godt sammenligningsgrundlag.
  • Vær omhyggelig og beskriv i detaljer HVAD du forventer af en leverandør. Har du ikke beskrevet opgaven godt nok fra starten, risikerer du at stå med et andet produkt end hvad du havde forestillet dig.

Gå aldrig glip af et blogindlæg! Tilmeld dig ConferenceCares nyhedsbrev

Du kan altid afmelde dig nyhedsbrevet,

About The Author

Mette Fisker er direktør i ConferenceCare og har en fortid som bl.a. kontaktdirektør i Pfizer. ConferenceCare er et konsulenthus med specialister i rådgivning, projektledelse og digitale løsninger inden for konferencer, møder og events med et fagligt indhold.

This is a demo store for testing purposes — no orders shall be fulfilled. Dismiss