07. dec 2016

3 ting du skal overveje, når du vælger leverandør til en konference

Leverandør

Det kan være svært at vælge en ny leverandør til en konference – uanset om det handler om leverandører til Av-udstyr, forplejning, eller noget helt tredje. Ofte er der mange om buddet. Det er ikke altid nemt at gennemskue, hvem man skal vælge at arbejde sammen med. Jeg har arbejdet med mange forskellige leverandører, og jeg har ofte skulle finde nye leverandører til forskellige konferencer.

Når jeg skal vælge en ny leverandør til en konference, er der specielt 3 ting, jeg fokuserer på:

Pris

Bagved enhver konference er der et budget, som skal overholdes. Derfor er prisen meget vigtig, når der skal vælges en ny leverandør til en konference.

Sammenligner man flere potentielle leverandørers priser med hinanden, kan man dog hurtigt komme til at sammenligne pærer med bananer – hvis man altså ikke er opmærksom på at sammenligne på det samme grundlag. Dette gælder specielt, når der er tale om pakkepriser indeholdende forskellige ydelser. Hjælp dig selv og vær ved første forespørgsel meget grundig i beskrivelsen af, præcist hvad din pakke skal indeholde. Husk også at bede alle potentielle leverandører om at give dig priserne enten inkl. eller ekskl. moms. Dette så du ikke ender med at sammenligne priser, hvor nogle er inkl. og andre er ekskl. moms.

Hvad gør du så i de tilfælde, hvor du er helt vild med en potentiel leverandørs produkt/service, men ikke kan følge med på prisen? Mit bedste råd er: Tag en åben og ærlig dialog med leverandøren. Forklar at du er vild med produktet, men at prisen er for høj i forhold til dit budget. Vær ærlig omkring hvad du  har at gøre godt med, og se om I ikke kan komme frem til en løsning, der fungerer for begge parter. Hvis I virkelig vil hinanden, er det ofte nemmere at komme til enighed.

Kvalitet

Der er stor forskel på, om du spiser på den lokale cafe eller på Noma. God kvalitet er med til at skabe gode oplevelser. Det er bare noget særligt, når man kan mærke, at alt fra navneskilte til indretning er lavet lækkert. Kort sagt er kvalitet hos dine leverandører med til at skabe en bedre konferenceoplevelse for deltagerne.

Derfor er det vigtigt at undersøge kvaliteten hos nye potentielle leverandører. Spørg gerne ind til tidligere løste opgaver, hvis du ikke med det samme kan vurdere, hvordan kvaliteten er. Bemærk at leverandører ofte kan tilbyde forskellige niveauer af kvalitet i deres pakker og kan justere alt efter dine krav. Kan du allerede fra start af se, at der er en stor kvalitetsforskel på to leverandørers tilbud, må du gøre op med dig selv, hvad den kvalitetsforskel er værd for at kunne sammenligne priserne.

Hvis det viser sig, at dine afsatte midler ikke er nok til at få en god kvalitet, bør du kraftigt overveje, om du kan få flere midler ved at skære ned et andet sted. Det er naturligvis altid en afvejning af, hvad der er vigtigst for, at din konference bliver en succes. Hvis produktet/aktiviteten er vigtig for konferencens succes – så er det også vigtigt, at kvaliteten er i top.

Service

Når du har en ide om pris og kvalitet, er det desuden vigtigt at se på leverandørens serviceniveau. Service er ikke lige så nemt at definere som en konkret pris eller kvalitet. I stedet handler service om det, du oplever, når du er i kontakt med leverandøren. Eksempler på god service fra en leverandør kan være, at du hurtigt får svar på dine henvendelser, at det er nemt at komme i kontakt med dem, og at leverandøren er fleksibel og løsningsorienteret. Mere generelt kan det også være, at leverandøren er venlig og behagelig, og at du har fornemmelsen af, at de gør alt, hvad de kan for at hjælpe dig med at skabe en succesfuld konference.

En del af serviceniveauet kan du fornemme allerede i tilbudsfasen. Får du hurtigt svar? Hvordan er svaret? Og hvad er leverandørens forslag på at løse din opgave?
Udover din egen fornemmelse af serviceniveauet, kan det også være en fordel at se på andres erfaringer med leverandøren. Hvis du f.eks. kender nogen, der tidligere har brugt leverandøren, kan du med fordel spørge dem ind til deres oplevelse af samarbejdet.

En god leverandør

Hos en god leverandør er både pris, kvalitet og service i orden. Det er derfor vigtigt, at vurdere alle tre ting sammen, da én af dem alene ikke siger meget om den samlede pakke. Dog kan det sagtens være, at det ene vejer tungere end det andet på forskellige aktiviteter, eller fra konference til konference.

Når først en ny leverandør er valgt, gælder det om at fokusere på det gode samarbejde. Det gode samarbejde bygges op mellem dig og leverandøren og kræver en indsats fra begge parter. Vær fra start af meget klar på, hvad du forventer dig af samarbejdet, processen og resultatet for at sikre en god forventningsafstemning mellem begge parter. Hjælp desuden din leverandør så godt som muligt ved at komme i god tid med opgaver, bestillinger og deadlines.

God konference!

Gå aldrig glip af et blogindlæg! Tilmeld dig ConferenceCares nyhedsbrev

Du kan altid afmelde dig nyhedsbrevet,

About The Author

Mette Fisker er direktør i ConferenceCare og har en fortid som bl.a. kontaktdirektør i Pfizer. ConferenceCare er et konsulenthus med specialister i rådgivning, projektledelse og digitale løsninger inden for konferencer, møder og events med et fagligt indhold.

This is a demo store for testing purposes — no orders shall be fulfilled. Dismiss